21 October 2008 0 Comments

Kustannustehokas yliopisto

Olen ollut uudessa työpaikassani nyt puolitoista kuukautta ja päässyt taas kiinni yliopiston arkeen. Tietohallinnon sovellukset eivät ole tähän saakka koskettaneet minua, sillä onnistuin liukenemaan yliopistolta apurahatutkijaksi juuri silloin, kun nämä pahamaineiset vakoiluohjelmat otettiin käyttöön. Nyt olen taistellut niiden kanssa yhtä monta viikkoa kuin olen ollut töissäkin.

On käsittämätöntä, että yliopistossa ei tehdä kattavaa selvitystä, kuinka paljon nämä typerät ohjelmistot tulevat yliopistolle maksamaan! Pelottaa ajatellakin sitä kustannusta, mitä esimerkiksi yksi kotimaan matka kustantaa yliopistolle, kun matka suunnitellaan hankitun sovelluksen kautta.

Matkailusta harmaita hiuksia

Istun nyt junassa kohti Helsinkiä. Tämän matkan varauksen aloitin vasta viime viikolla, koska sain tiedon niin myöhään. Kerroin sihteerille, mihin olen menossa ja moneltako minun pitää olla paikalla. Hän selvitti, etten millään ehdi junalla tai linja-autolla eli olisi pakko lentää ja lentokoneellakin myöhästyisin. Minä palasin seminaarin ohjelmaan ja päätin, että on parempi myöhästyä puoli tuntia ja mennä sittenkin lentämällä.

Tässä välissä kuulin, että järjestäjä kutsui minut ilmaiseksi seminaariin. En kehdannut myöhästyä kutsutilaisuudesta, joten ilmoitin sihteerille, että perutaan lento, minä menen junalla jo edellisenä iltana. Sihteeri sai juuri ja juuri perutuksi matkavarauksen ja teki uudet varaukset.

Minä etsin tässä vaiheessa tietoa, missä päin Helsinkiä seminaari pidetään, jotta osaisin kertoa, mihin hotelliin haluaisin mennä. Itse juna- ja majoitusvaraus sujui sutjakkaasti. Aikaa tähän kaikkeen kului minulta puolisen tuntia ja suurin piirtein saman verran myös sihteeriltä. Matkatoimiston osalta en tiedä, miten kauan heiltä meni matkavaraukseen, joka kuitenkin peruutettiin.

Samaan aikaan tein matkasuunnitelmaa marraskuun alun Hämeenlinnan seminaarista. Löysin seminaarin itse. Kysyin laitoksen johtajalta, voisinko osallistua seminaariin. Lähes välittömästi lupa heltisi. Otin itse selvää ilmoittautumisista ja muista käytännönjärjestelyistä. Ilmoittauduin seminaariin ja pyysin lähettämään laskun suoraan yliopistolle. Tein samalla myös majoitusvarauksen, koska seminaariin osallistujille oli sovittu kiinteä hinta läheisestä hotellista. Sihteeri onnistui varaamaan minulle yliopiston auton, kun ensin olin käyttänyt aikaani selvittääkseni juna- ja linja-autoaikataulujen sopimattomuuden.

So far so good. Aikaa tähän mennessä oli kulunut minulta ehkä sellainen 30 minuuttia ja sihteeriltä viisi minuuttia. Ei paha.

Sitten matkasuunnitelma piti tehdä yliopiston matkustusohjelmaan. Osallistumismaksun kirjasin infokuluihin, koska yliopisto maksoi sen. Samoin majoituksen, joka tuli samalla laskulla yliopistolle. Yliopiston auton käyttökin oli selvä. Reitti Savonlinna-Hämeenlinna-Savonlinna, lähtö viiden kieppeillä tiistaina, paluu ilta kahdeksalta keskiviikkona, mutta mihin kirjataankaan kuljetut kilometrit?

Järjestelmän kilometrit-sivulla on selkeät ohjeet, miten tiedot kirjataan. On reitti, on kilometrit, on summa ja siitä verot, mutta ajoneuvoksi ei voi valita yliopiston autoa. Kulut-sivulla taas olisi yliopiston auton käyttömahdollisuus, mutta ei saraketta kilometreille.

Kokeilin syöttää tiedot ilman kilometrejä kulut-sivulle ja lähettää suunnitelman hyväksyttäväksi. Tulokseksi sain tiedon, että suunnitelmassa on virhe kulut/km rivillä -22. Oletin, että kulut/km tarkoittaa, että kilometrit pitää syöttää jonnekin. Kirjasin ne kilometrit-sivulle ja merkitsin kulkuneuvoksi muu kulkuneuvo. Hyväksyntään ja tuloksena sama virheilmoitus.

Pyysin sihteerin apuun ja siinä vaiheessa omat kuluni olivat hävinneet kokonaan. Hän kirjasi ystävällisesti ne kaikki takaisin ja muokkasi auton käytön oikein. Sama juttu: virhe kulut/km rivillä -22.

Suunnitelmaa ei voinut poistaa eikä lähettää hyväksyttäväksi. Toinen sihteeri tiesi, että rivit näkyvät tulosteessa, mutta minun ohjelmaversiostani ei voinut tulostaa. Hän yritti ja yritti muokata suunnitelmaani niin, että sen voisi lähettää eteenpäin.

Samaan aikaan tein tätä nykyistä Helsingin matkaani koskevaa suunnitelmaa. Kirjasin kaikki kulut: junamatkat, majoituksen ja taksimatkat hotellille ja takaisin. Tallensin ja lähetin hyväksyntään. Joku virheilmoitus tuli taas, mutta sain suunnitelman jotenkin keploteltua hyväksyjälle. Hetken päästä hyväksyjä tuli itse kysymään, eikö matkasta ole mitään kuluja, koska mitään kuluja ei näkynyt. Olihan siitä, mutta ne olivat hävinneet lähetyksen aikana.

Ei se mitään, hyväksyjä palauttaisi suunnitelman minulle ja minä lisäisin kulut takaisin. Niin tekisi, jos voisi. Suunnitelmaa ei voinut palauttaa eikä hylätä, koska kommentti puuttui riviltä X. Kommenttiriviä ei vain tahtonut löytyä. Tässä välissä vietimme hyvin ansaitun viikonlopun, koska emme keksineet ratkaisua kumpaankaan pulmaan.

Maanantaina sitten toinen sihteereistä alkoi oikein todenteolla selvittää kulut/km-ongelmaa. Aikansa kokeiltuaan eri versioita hän hoksasi, että jos kirjoittaa osallistumismaksut-riville vielä uudelleen selitteeksi saman osallistumismaksut, virheilmoitusta ei tule. Eli siis kaikille tiedoksi, että nimeltämainitsemattoman matkustuksia koskevan ohjelmiston ilmoitus: ”Virhe kulut/km rivillä -22” tarkoittaa, että sinun pitää lisätä kulut-sivun ensimmäisen rivin toiseen sarakkeeseen selite, jossa kerrotaan sama asia kuin ensimmäisen rivin ensimmäisessä sarakkeessa. Tai voihan se olla, että virheilmoitus ei kosketakaan ensimmäistä riviä, jolla minulla nyt vaan sattui lukemaan osallistumismaksut, vaan aina osallistumismaksuja, olivatpa ne sitten millä rivillä tahansa.

Sama sihteeri keksi, että kommenttisarake oli Hämeenlinnan matkasuunnitelmassani eri paikassa kuin siellä, missä hyväksyjä oletti sen olevan. Kun siihen kirjoitti jotain, lomakkeen saattoi palauttaa minulle. Hyväksyjältä olisi säästynyt tukko harmaita hiuksia, jos kommenttirivi olisi ollut siellä, missä ennenkin.

Rahaa palaa eikä maisema vaihdu

Tähän kaikkeen kahta matkaa koskevaan näpräämiseen meni minulta aikaa karkeasti sanottuna sellaiset neljä tuntia, kahdelta sihteeriltä ehkä yhteensä puolitoista tuntia ja hyväksyjältäkin tunti. Jos minun palkkani on sellaiset 17 euroa tunnilta, sihteerin ehkä samaa luokkaa ja hyväksyjän jotain 25 euron tienoilla, yhden matkan työkustannukseksi tulee siis hieman alle 60 euroa.

Montakohan matkaa yliopiston työntekijät tekevät vuodessa? Minulle tulee tämän vuoden puolella todennäköisesti neljä matkaa neljässä kuukaudessa. Tietenkin opetushenkilökunta matkustaa vähemmän, mutta toisaalta projektipäälliköt ja laitoksen johto matkustaa paljon enemmän. Ihan jokainen matka ei aiheuta näin paljon päänvaivaa, mutta tässä laskelmassa pitää muistaa, että molemmat esimerkkimatkat ovat vielä tekemättä eli jälkiraportoinnit ja tilitykset tulevat vielä tähän päälle. Jos lasketaan esimerkiksi meidän laitoksen matkojen osalta matkajärjestelyjen vuosihintaa, tulee siitä näillä kaavoilla reipas kymppitonni. Kymppitonni ja ihan turhaan!

Työaika takussa

Matkustusohjelma ei ole yliopiston ainoa idiotismia lähentelevä kaikille pakollinen työkalu. Meillä on myös toinen akateeminen lelu – työajanseuranta. Järjestelmä on varmasti ihan järkevä työkalu silloin, kun saa palkkaansa useasta hankkeesta. Sen avulla on helppo raportoida, mille hankkeelle tekee milloinkin töitä. Se vaan, että yksi järjestelmä ei riitä työajanseurantaan.

Yliopiston vahtikoirat valvovat, että olemme joka päivä kirjautuneina yliopistotaloon ainakin kello yhdeksän ja viidentoista välillä. Siitä pitää huolen alaovella seisova kellokorttilaskuri. Seurantalaitteessa on toistakymmentä nappulaa. Sisään ja ulos ovat ihan simppeleitä juttuja, mutta sitten on kaikenlaisia muita syitä ja selityksiä varten omat nappulansa.

Ei siis riitä, että tekee työnsä hyvin. Työ pitää tehdä virka-aikana. Minä tunnen aika monta ihan hyvää tutkijaa, mutta tunnen vain yhden tutkijan, joka teki tutkimustyötä säännöllisesti virka-aikana omassa työhuoneessaan.

Eikö edes yliopistossa ymmärretä, että kellokortit ja leimauslaitteet ahdistavat tutkijat tekemään kahdeksasta neljään tutkimusta eikä sille luovuudelle, mitä tutkimustyö vaatii, ole enää sijaa?

Minä neuvottelin jo ennen töihin tuloani, että voin tehdä väitöskirjatutkimustani työajalla. Oletin, että raportoin, kuinka paljon olen tehnyt tutkimustyötä kirjastossa, kotona, torilla ja kahvilassa. Mutta ylitöitä ei saa tehdä hankkeissa ja ylitöiksi katsotaan käytännössä kaikki iltakuuden jälkeen tehty työ.

Näiden ilta- ja kotona tehtyjen töiden raportointi yhteen seurantajärjestelmään ei riitä. Yliopiston päällekkäisjärjestelmä vaatii, että ne tilitetään myös työajanseurantahärveliin. Näytä minulle tavallinen yliopistolainen, joka osaa käyttää sen alakerran kellokorttilaitteen kaikkia nappuloita niin minä syön kaikkien työaikasäädösten takana ehkä häämöttävän silinterihatun!

Ei se mitään, on olemassa varasuunnitelma. Poikkeukselliset työajat voi raportoida paperilla eteenpäin – esimiehen puumerkeillä varustettuna. Siis yhteen järjestelmään sähköisesti ja helvetinkoneeseen kirjallisesti! Ja joka kuukausi painamme print-nappulaa, tulostamme kuukausiajon ja lähetämme sen sihteerille, joka lyö ne mappiin odottamaan aikaa valoisampaa!

Tietohallinnosta työtehoa

Yliopisto tuntuu olevan erikoinen laitos, joka haluaa aina lisätä byrokratiaa. Kun byrokratian lisäys ei enää onnistu lakeja säätämällä ja päätöksenteon portaita lisäämällä, ostetaan isolla rahalla muutamia uusia “tietohallinnon sovelluksia”. Näiden työtä tehostavien sovellusten kehittäjät varmasti naureskelevat pukinpartaansa, kun saivat akateemiset hölmöläiset ostamaan jälleen kerran uuden käyttöliittymättömän kyhäilyn.

Ilmeisesti ongelma on siinä, että yliopiston päättävät elimet koostuvat ammattitaidottomista ihmisistä. Yleinen faktahan on se, ettei yliopistoon valita sopivinta vaan kirjallisesti pätevin ihminen. Siksi me työntekijät samoin kuin opiskelijat saamme kärsiä päätöksistä, joiden tekoon on riittänyt silinterihattu ja liuta akateemisia julkaisuja. Ei sillä väliä, onko nuo julkaisut tehty aikana ennen tietokoneita tai vaikkapa amerikkalaisessa mikä-mikä-yliopistossa, josta kukaan ei ole koskaan kuullutkaan, mutta jonka nettisivut ovat hienot.

Yliopistolla tuntuu olevan rahaa yllin kyllin. Sitä ei ole kuitenkaan koskaan tarpeeksi tutkimukseen ja opetuksen kehittämiseen. Nyt olen vihdoin keksinyt sen mustan aukon, johon ainakin yliopistolaitoksen rahat menevät. Ja pukki hivelee partaansa tyytyväisenä.

Tags: ,