4 November 2008 0 Comments

Perehdyttäminen sähköisessä ympäristössä

Timo Raaska Prewise Finlandista puhuu perehdyttämisen uusista mahdollisuuksista. Työntekijän perehtymiseen käytettävä aika on lyhentynyt vain 15 minuuttiin. Sinä aikana hänen pitäisi perehtyä uuteen työyhteisöön, uuteen työtehtävään tai mihin tahansa uuteen asiaan.

Yrityksissä haetaan Raaskan mukaan operationaalista erinomaisuutta. Aiemmin puhuttiin koulutuksesta, osaamisen hallinnasta ja työn tukemisesta. Raaska sanoo, että joskus verkkoympäristöt tehdään vain koulutustavoitetta varten, vaikka suuri maali olisi operationaalinen erinomaisuus. Mitähän se tarkoittaa? Raaska varmaan kertoo kohta.

Perehdyttämistä ei tehdä vain, kun uusi työntekijä tulee taloon. Uusi toimenkuva, työtehtävä ja organisaatiorakenteen muutos vaativat nekin perehdyttämistä. Raaskan mukaan uuden työntekijän muuttuminen 100 prosentin tehokkuudelle toimivaksi tekijämieheksi vie joskus jopa puoli vuotta. Jännä juttu, jos miettii, kuinka kauan minun perehdyttämiseen käytettiin aikaa ja kuinka kauan meni, että minä aloin tehdä kunnolla hommia. Sadasta prosentista en ole ihan varma, mutta kyllä varmasti viikon jälkeen jo tiesin tarkasti, mitä teen. En osannut käyttää kaikkia typeriä apparaatteja ja matkasuunnittelusysteemejä, mutta ei niitä osaa aina käyttää kokeneemmatkaan työntekijät.

Koska perehtyminen vie aikaa, Raaska esittää, että perehdyttämisen verkkoympäristöä hyödynnetään kolmesta kuuteen kuukautta. Sen lisäksi tarjotaan mentorointia ja lähiopetusjaksoja. Intraneteistä Raaska sanoo, että ne ovat tiedon hautausmaita, joita ei kannata käyttää perehdyttämiseen. Mentorointia voidaan sen sijaan antaa myös verkossa.

Ei pitäisi enää rakentaa erillistä koulutusjärjestelmää verkkoon vaan oppiminen ja uuden tiedon omaksuminen pitäisi viedä päivittäiseen työhön. Tällaista käyttäjälähtöistä ajattelua tukee hyvin sosiaalisen median palveluiden hyödyntäminen perehdytyksessä. Toisaalta käyttäjälähtöisyydessä piilee vaara, etteivät saman organisaation henkilöt jaakaan enää samaa päämäärää.

Jos organisaation ja yksilön oppimistavoitteet eivät kohtaa, pyritään luomaan oppimispolku, joka sopii molempien tarpeisiin. Koska osaaminen on aina yksilön omaa, ei organisaation, yksilöllä on suuri valta ja vastuu. Kun organisaatio kouluttaa yksilön tiettyyn tehtävään tai koulutuksen kautta rakentaa hänelle osaamista, se häipyy organisaatiosta, kun yksilö lähtee.

Organisaation pitäisi sopia yksilön kanssa työ- ja kehittymisrooleista, joille on rakennettu tietyt kouluttautumisetapit. Omaksumisellekin pitää antaa aikaa, vaikka jatkuva koulutus sitouttaa. Yksilöiden motiivat voivat vaihdella huomattavasti ja siksi Raaskan mukaan pitäisi yhdistää pedagogiikkaa ja markkinoinnillista vaikuttamista. Hän ilmeisesti tarkoittaa, että pedagogiset tavoitteet on ainakin jossain määrin puettava vastaanottajaystävälliseen muotoon ja näin lisätä yksilön motivaatiota.

Raaska on koonnut oppimisen elinkaaren digitaalisin työkaluin. Alussa on muutosviestintää ja verkkokursseja. Luokkahuonekoulutus ja virtuaaliset oppitunnit muuttuvat pian ohjeiksi ja oppaiksi ja vähitellen käytännön kautta järjestelmiksi ja työkaluiksi. Samalla wikit, rapid e-learning ja blogit osoittavat oppimisen soveltamista, kun aika kuluu riittävästi. Yksilölle pitää siis antaa ensin perusvalmiudet ja pyytää vasta myöhemmin häntä osallistumaan tiedon soveltamiseen ja tuottamiseen.

Pikkuisen menee nyt laidasta laitaan enkä huomaa selvää yhtymäkohtaa luennon teemaan “wikit ja blogit yritysten arjessa”. Ja aikakin loppuu lyhyeen.  Ainakin termit vaihtelivat perehdyttämisestä koulutuksen kautta oppimiseen. Ihmiseen vaikuttaminenkin nousi esiin viimeisessä lauseessa. En tiedä nyt tästä sen enempää.